Microsoft Word merupakan salah satu aplikasi pengolah kata paling populer yang digunakan oleh pelajar, atau mahasiswa, bahkan guru,beserta karyawan, hingga penulis profesional. Namun, menulis di Microsoft Word secara cepat dan efisien bukan hanya soal mengetik dengan kecepatan tinggi. Melainkan ada beberapa teknik dan fitur yang bisa membantu Anda menulis dengan lebih cepat dan efisien.
Baca Juga :Pengertian Microsoft Word dan Fungsinya dalam Dunia Kerja
Berikut ini adalah beberapa cara menulis cepat yang dapat kita gunakan dalam Microsoft Word:
Shortcut atau pintasan keyboard bisa menghemat waktu Anda karena tidak perlu menggunakan mouse untuk perintah-perintah dasar. Berikut ini adalah beberapa contoh shortcut penting, antara lain;
Membuat dokumen baru = CTRL + N
Menyimpan dokumen = CTRL + S
Tebal / Miring / Garis bawah = Ctrl + B / I / U
Batalkan / Ulangi = Ctrl + Z / Y
Salin / Tempel / Potong = Ctrl + C / V / X
Buat daftar poin = Ctrl + Shift + L
Menghapus satu kata ke belakang = Ctrl + Backspace
Dengan membiasakan menggunakan shortcut ini, Anda dapat menghemat waktu asecara signifikan.
Salah satu fitur bermanfaat yang dapat mempercepat proses pengetikan adalah AutoCorrect. Fitur ini membantu memperbaiki kesalahan ketik secara otomatis. Sebagai contoh, ketika Anda mengetik “teh” tapi yang dimaksud adalah “the”, Word dapat memperbaikinya secara otomatis. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi mengoreksi kesalahan kecil satu per satu secara manual. Selain itu, fitur ini juga dapat dikustomisasi sesuai dengan kata atau frasa yang sering Anda salah ketik.
Cara mengaktifkannya:
Klik menu File > Options
Pilih Proofing > Opsi KoreksiOtomatis
Tambahkan daftar kata yang sering Anda salah ketik dan koreksinya
Menariknya, jika Anda merasa lebih cepat berbicara daripada mengetik, fitur Voice Typing bisa menjadi solusi. Sebagai alternatif dari metode mengetik tradisional, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengubah ucapan menjadi teks secara otomatis. Cukup dengan mikrofon yang baik dan koneksi internet, Anda sudah bisa menggunakannya. Selain itu, fitur ini sangat bermanfaat bagi mereka yang sedang multitasking atau mengalami kelelahan tangan. Tidak hanya itu, Voice Typing juga mendukung berbagai bahasa, termasuk Bahasa Indonesia. Oleh karena itu, fitur ini layak kita coba untuk meningkatkan efisiensi saat menulis dalam Microsoft Word.
Untuk mulai menggunakan fitur ini, ikuti langkah-langkah berikut:
Pertama, klik tab Beranda pada bilah menu utama.
Kemudian, klik ikon Record (berbentuk mikrofon) yang terletak di bagian atas. Setelah itu, Anda bisa langsung mulai berbicara, dan Word akan secara otomatis menuliskan kata-kata Anda ke dalam dokumen. Menariknya, fitur ini mampu menangkap kata-kata dengan cukup akurat, terutama jika Anda berbicara dengan jelas. Karena itu, fitur ini sangat berguna untuk mencatat ide dengan cepat atau membuat draf awal dokumen tanpa harus mengetik manual. Selain itu, hal ini sangat membantu ketika Anda ingin menuangkan pikiran secara spontan, seperti saat brainstorming atau menyusun outline tulisan. Dengan kata lain, fitur ini dapat menjadi alat bantu efektif dalam meningkatkan produktivitas menulis Anda.
Dari pada mengatur heading atau subjudul secara manual, gunakan fitur Styles tab Home. Misalnya, pilih “Heading 1” untuk judul bab, serta “Heading 2” untuk subbab, dan seterusnya. Ini tidak hanya mempercepat penulisan, namun dapat memudahkan dalam pembuatan daftar isi otomatis.
Sebagai solusi praktis, jika Anda sering menulis frasa atau paragraf yang sama (seperti tanda tangan, salam pembuka, atau format laporan), gunakan Quick Parts. Dengan cara ini, Anda tidak perlu mengetik ulang bagian yang sama setiap kali membuat dokumen baru. Selain menghemat waktu, penggunaan Quick Parts juga dapat menjaga konsistensi format dan isi. Oleh karena itu, menggunakan fitur ini sangat cocok dalam pekerjaan administratif atau penulisan formal yang bersifat rutin.
Cara membuat Quick Parts:
Pertama-tama, blok teks yang ingin kita simpan. Langkah berikutnya, klik tab Sisipkan > Bagian Cepat > Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat. Setelah itu, beri nama pada entri tersebut sesuai kebutuhan, lalu simpan. Dengan begitu, teks tersebut akan tersimpan dalam daftar Quick Parts. Untuk menggunakannya kembali, cukup ketik namanya, atau sebagai alternatif, buka kembali dari menu Quick Parts yang tersedia di tab Sisipkan. Dengan cara ini, Anda dapat mengakses teks favorit Anda secara instan tanpa harus mengetik ulang.
Saat menulis cepat, anda dapat memfokuskan pada isi terlebih dahulu. Anda bisa menambahkan format, gambar, dan layout setelah draf selesai. Terlalu banyak mengatur tampilan pada awal justru bisa menghambat proses menulis.
Khususnya untuk pekerjaan yang bersifat berulang, jika Anda menulis laporan, surat, atau dokumen rutin, gunakan template. Hal ini karena Microsoft Word menyediakan banyak template bawaan yang bisa Anda unduh dan sesuaikan sesuai kebutuhan.
Agar hasil akhir lebih rapi dan efisien, sesuaikan margin, spasi, dan ukuran font sejak awal untuk menghindari pengeditan berulang. Setelah itu, gunakan tab Layout > Margins dan Home > Line Spacing untuk melakukan pengaturan dasar dokumen.
